Fallbeispiele

Um Ihnen einen Einblick in meine bisherigen und laufenden "Fälle" zu geben, habe ich hier einige Tätigkeiten, die ich für meine Kunden ausführte oder ausführe, dargestellt.

Buchführungsschulung - Fall 1

Zuerst wurde von mir das Finanzbuchführungsprogramm SIMBA für den Kunden ausgewählt, das den Bedürfnissen des Kunden am besten entspricht.

Danach folgte die fachliche und programmtechnische Einarbeitung einer neu eingestellten Bürokraft (gelernte Arzthelferin; keine kaufmännischen Vorkenntnisse, aber großes Interesse und Engagement) beim Kunden in die eigene, mittelständische Finanzbuchführung über einen Zeitraum von vier Monaten inklusive der Erstellung der vier Monatsbuchführungen (mein gesamter Zeitaufwand ca. 45 Std.) mit nachfolgender Betreuung bei allen Fragen rund um die Finanzbuchführung.

Buchführungsschulung - Fall 2

Hier war im Gegensatz zu Fall 1 bereits vom Steuerberater die Software vorgegeben. Die Bürokraft hatte etwas kaufmännische Vorkenntnisse und arbeitet schon seit Jahren dort; die Buchführung wurde bisher vom Steuerberater erstellt.

Fachliche und programmtechnische Einarbeitung der Bürokraft in die eigene, kleine Finanzbuchführung über einen Zeitraum von knapp fünf Monaten. Im gesamten Zeitaufwand (von meiner Seite) von ca. 25 Stunden waren bereits die Erstellung der Buchführung von 15 Monaten und der Datenversand sowie die Dokumentationen und Abstimmungen (wo nötig) an den Steuerberater enthalten. Seitdem erstellt das Unternehmen die Buchführung selbstständig. Ich stehe lediglich noch bei Fragen zur Finanzbuchführung oder auch zur Büroorganisation zur Verfügung.

Büroorganisationsberatung

Aus einer Buchführungsschulung ergab sich zusätzlich eine Büroorganisationsberatung, da während der Schulung Hemmnisse in den Arbeitsabläufen und Ablagesystemen erkannt wurden. Die kaufmännische Mitarbeiterin des Kunden und ich haben gemeinsam (u. a. mit Hilfe von MindMap und Checklisten) sinnvollere und effektivere Möglichkeiten für die kaufmännische Organisation gefunden. Die Mitarbeiterin war im Anschluss in der Lage, in der gleichen Arbeitszeit wie bisher zusätzlich die laufenden Geschäftsvorfälle zu kontieren (Beschriftung der Geschäftsvorfälle mit Konten), hatte in den Arbeitsabläufen weniger Fehlerquellen und mehr Spaß bei der Arbeit. Außerdem verwaltete sie selbstständig mehrere Prozesse in Bereichen, die zuvor "nicht rund liefen", z. B. das Mahnwesen und die Liquiditätsüberwachung. Ich erfasse weiterhin die Geschäftsvorfälle (inkl. Prüfung der kundenseitigen Kontierung) und erstelle die betriebswirtschaftlichen Auswertungen (individuell angepasst!) in elektronischer Form, die wir nach Bedarf besprechen und die nun auch als Grundlage für unternehmerische Entscheidungen dienen.

Dieser Fall ist einige Jahre her und mittlerweile hat diese Mitarbeiterin auch die komplette Buchführung kompetent in der Hand und ich werde nicht mehr gebraucht. So stehe ich nun anderen Unternehmen zur Seite, die eine ähnliche Entwicklung "brauchen können".

Existenzgründungsberatung

Unterstützung von ca. 25 Existenzgründern der verschiedensten Branchen bei den unter "Leistungsspektrum – Existenzgründungsberatung" aufgeführten Themen. In fast allen Fällen übernehme ich auch die Erfassung der laufenden Geschäftsvorfälle im Rahmen der erlaubten Tätigkeiten eines Buchführungshelfers nach dem StB-Gesetz (=> weitere Infos hierzu können gerne unter info@pletschke.de angefordert werden). In zwei Fällen macht dies der Unternehmer nach einer Buchführungsschulung durch mich selbst. In einem Fall habe ich dann nach 2 Jahren die Buchführung übernommen, da der Unternehmer nun gut ausgelastet war und sich auf seine Kerntätigkeit konzentrieren wollte. Der Übergang war schnell und reibungslos, da wir beide "im Thema" waren.

Häufig habe ich auch den Kontakt zu anderen Firmen-Dienstleistern (z. B. Steuerberater, IT-Support, Mediengestalter, Persönlichkeits- und Teamentwicklungs-Coach oder Software-Anbieter) hergestellt. Siehe hierzu auch die Seite "und mehr".

Vorbereitung und Teilnahme an Bankgesprächen

Bei einem Kunden, dessen laufende Geschäftsvorfälle ich seit Jahren erfasse, stand ein entscheidendes Bankgespräch an, bei dem es im Wesentlichen um die weitere betriebswirtschaftliche Entwicklung des Unternehmens ging.

Vorbereitend haben wir gemeinsam die bisherige (auf Basis der vorliegenden Buchführungsdaten) und geplante betriebswirtschaftliche Entwicklung des Unternehmens hergeleitet und entsprechende Unterlagen (teilweise graphisch ergänzt) erstellt. Parallel haben wir die Weiterentwicklung des Geschäftsgegenstands, die positive Veränderung der Kundenstruktur, die Erhöhung des Bekanntheitsgrades und die Erreichung von mehr Herstellerunabhängigkeit dargestellt.

Im Bankgespräch war ich für die „Banker“ Ansprechpartner für Fragen und habe vermittelt, dass der Unternehmer eine professionelle Unterstützung in den angesprochenen Bereichen hat. Die Zusammenarbeit zwischen Unternehmer und Bank war nach diesem Gespräch positiver und entspannter. Ich blieb für die Bank Ansprechpartner für fachliche Fragen und sende seitdem regelmäßig elektronische Auswertungen direkt an die Bank.